Informace o zpracování osobních údajů klientů

Vážený kliente,

ochraně Vašich osobních údajů věnujeme významnou pozornost a při jejich zpracovávání se vždy důsledně řídíme platnými právními předpisy.

V tomto dokumentu si Vás dovolujeme informovat o tom, jaké osobní údaje zpracováváme, pro jaké účely a zda se tak děje na základě Vašeho souhlasu nebo jiného právního důvodu. Dále zde naleznete podrobné informace o tom, komu můžeme osobní údaje předávat a jaká máte v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů práva.

1. Naše identifikační a kontaktní údaje (komu poskytujete osobní údaje?)

ČPP Servis, s.r.o. je oprávněna vykonávat činnost samostatného zprostředkovatele ve smyslu § 6 zákona č. 170/2018 Sb., o distribuci pojištění a zajištění, ve znění pozdějších předpisů („ZDPZ“), a to výhradně pro společnost Česká podnikatelská pojišťovna, a.s., Vienna Insurance Group, IČO: 639 98 530 (dále jen „ČPP“). Na základě smlouvy o obchodním zastoupení provozuje ČPP Servis, s.r.o. tuto činnost prostřednictvím vázaných zástupců a doplňkových pojišťovacích zprostředkovatelů dle § 15 a § 24 ZDPZ.

ČPP Servis, s.r.o. vystupuje vůči Vám jako správce osobních údajů, tzn. že rozhoduje o tom, jaké osobní údaje shromáždí, k jakým účelům a jakými prostředky a je odpovědná za jejich řádné zpracování. To nevylučuje možnost, že stejné osobní údaje zpracovávají i jiné subjekty jako správci, kterým jste osobní údaje poskytli, za podmínek uvedených v jejich informačních dokumentech (zejména ČPP), kdy ČPP Servis, s.r.o. může v takových případech vystupovat jako zpracovatel, který byl správcem pouze pověřen zpracováním Vašich osobních údajů (případně pouze určitou operací zpracování).

Tato informace se týká pouze zpracování osobních údajů, při kterém ČPP Servis, s.r.o. vystupuje v pozici správce osobních údajů.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme?

Zpracováváme zejména ty osobní údaje, které nám sami poskytnete v rámci jednání o uzavření smlouvy, kterou Vám zprostředkujeme (pojistné smlouvy v životním i neživotním pojištění) nebo prostřednictvím našich webových stránek a internetových aplikací.

Jedná se zejména o Vaše identifikační a kontaktní údaje (jméno, příjmení, titul, rodné číslo, datum a místo narození, adresa trvalého pobytu, číslo a platnost průkazu totožnosti, pohlaví, státní příslušnost, obchodní firma, místo podnikání a identifikační číslo podnikající fyzické osoby, kontaktní adresa, telefonní číslo, emailová adresa, bankovní účet).

Dále zpracováváme údaje týkající se Vašich osobních poměrů souvisejících s vyhodnocením Vašich potřeb pojistné ochrany, status politicky exponované osoby, posouzení vhodnosti pojištění, posouzení pojistného rizika, důvěryhodnosti a bonity (např. vzdělání, povolání, stav, informace o Vaší finanční situaci, majetku a jeho pojistné hodnotě, jeho umístění, identifikační údaje o členech Vaší rodiny a Vašem příbuzenském poměru, sportovní činnosti, místech plánovaného pobytu).

K osobním údajům mohou být přiřazovány údaje týkající se smluvních vztahů, které jsme Vám zprostředkovali (např. druh uzavřeného pojištění, pojistná částka, výše pojistného, trvání pojištění, identifikační údaje poradce/zprostředkovatele, který s Vámi při uzavření smlouvy jednal, údaje nutné k posouzení splnění zákonné předsmluvní a smluvní informační povinnosti), a dále údaje o dalších osobách podílejících se na zprostředkovaném obchodu (např. zástupci smluvních stran).

Dále zpracováváme osobní údaje získané při Vaší návštěvě našich internetových stránek www.cppservis.cz a při používání našich internetových aplikací a formulářů. Jedná se zejména o Vaši IP adresu, soubory cookies a údaje, které zadáte v našich aplikacích a formulářích.

Rovněž zpracováváme údaje související s využíváním našich služeb, např. záznamy o Vašich požadavcích a potřebách souvisejících se sjednávaným pojištěním, záznamy naší emailové, písemné a telefonní komunikace, návrhy pojistných smluv.

Vedle těchto údajů jsou osobní údaje dále získávány z veřejně dostupných zdrojů (veřejné rejstříky, katastr nemovitostí, živnostenský rejstřík).

Poskytování osobních údajů, o které Vás žádáme při uzavírání zprostředkovávané smlouvy (poskytování našich služeb) je z Vaší strany plně dobrovolné, nicméně v případě jejich neposkytnutí, nebudeme moci zpravidla zajistit uzavření Vámi požadované smlouvy nebo poskytnout Vám naše zprostředkovatelské a jiné služby v plném rozsahu. Vždy Vám sdělíme, které údaje jsou pro uzavření požadované smlouvy (poskytnutí naší služby) nezbytné a jaké následky by neposkytnutím těchto údajů mohly nastat.

3. Pro jaké účely zpracováváme osobní údaje?

Osobní údaje zpracováváme pro následující účely:

Identifikace klienta

Bez Vaší řádné identifikace bychom nebyli schopni zprostředkovat Vám požadovanou smlouvu ani poskytovat klientský servis a ostatní služby. Proto potřebujeme vědět, kdo jste. Za tímto účelem zpracováváme Vaše identifikační a kontaktní údaje.

Právní základ pro zpracování osobních údajů:

• provedení opatření před uzavřením smlouvy;
• zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy;
• zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti.

Příprava návrhů zprostředkovávaných smluv, modelace pojištění, kalkulace pojistného, provedení změny ve smluvní dokumentaci a kontrola jejího souladu s pojistnými zájmy a požadavky pojistníka (klienta)

Vždy se snažíme nabízet Vám produkty, které maximálně uspokojí Vaše potřeby a očekávání. K přípravě konkrétního obsahu smluv a stanovení konkrétních smluvních podmínek, které budou vycházet z Vašich potřeb, potřebujeme znát i Vaše osobní údaje, které nám pro tento účel dobrovolně poskytnete. Při změně některých Vašich údajů může dojít i k odpovídající změně obsahu již dříve Vámi uzavřených smluv, aby odpovídaly Vaší aktuální situaci (např. úprava výše pojistného). Za tímto účelem zpracováváme Vaše identifikační a kontaktní údaje, údaje týkající se Vašich osobních poměrů a smluvních vztahů, údaje o využívání našich služeb a údaje získané při návštěvě našich internetových stránek.

Právní základ pro zpracování osobních údajů:

• provedení opatření před uzavřením smlouvy;
• zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy.

Plnění předsmluvních informačních povinností

Při poskytování našich služeb jsme zpravidla povinni poskytnout Vám řadu informací, které Vám mají usnadnit výběr vhodného produktu a jeho nastavení, případně učinit rozhodnutí, zda uzavřít zprostředkovávanou smlouvu právě za podmínek, které Vám nabízíme. Ke splnění těchto povinností rovněž potřebujeme zpracovávat Vaše osobní údaje, zejména pro účely posouzení Vašich potřeb pojistné ochrany. Za tímto účelem zpracováváme Vaše identifikační a kontaktní údaje, údaje týkající se Vašich osobních poměrů a smluvních vztahů.

Právní základ pro zpracování osobních údajů:

• zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti (dle občanského zákoníku, ZDPZ).

Obsluha klientů

Naše postupy a systém komunikace s klienty se snažíme nastavit tak, abychom vždy rychle a efektivně vycházeli vstříc všem Vašim požadavkům bez ohledu na to, který produkt si zvolíte nebo jakou změnu v uzavřených smlouvách požadujete provést. Pokud nás kontaktujete telefonicky nebo emailem zpracováváme záznamy této komunikace, abychom Vám byli schopni poskytnout požadovanou odpověď nebo řešení Vašeho problému a dále zlepšovat poskytovaný klientský servis. Telefonické hovory s naším call centrem mohou být nahrávány; o nahrávání Vás informujeme na začátku hovoru. Nahrávky používáme k doložení obsahu Vašich pokynů a naší vzájemné komunikace, k řešení stížností a sporů a k ověřování kvality klientské obsluhy, a to na základě našeho oprávněného zájmu, není-li pořízení záznamu vyžadováno právním předpisem. Ve stanovených případech jsme povinni záznamy této komunikace uchovávat na základě zákona (zejména podle ZDPZ). Za tímto účelem zpracováváme Vaše identifikační a kontaktní údaje, údaje týkající se Vašich osobních poměrů a smluvních vztahů, údaje o využívání našich služeb a údaje získané při návštěvě našich internetových stránek.

Právní základ pro zpracování osobních údajů:

• zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy;
• zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti (podle ZDPZ);
• provedení opatření před uzavřením smlouvy;
• zpracování je nezbytné pro ochranu našich oprávněných zájmů.

Kontrola plnění povinností doplňkových zprostředkovatelů a vázaných zástupců, zlepšování distribuční sítě

V rámci námi poskytovaných služeb jsme povinni zprostředkovatelskou činnost vykonávat s odbornou péčí a chránit zájmy spotřebitele. Rovněž máme zájem na řádném a efektivním poskytování našich služeb a zajištění řádného chodu naší zprostředkovatelské činnosti. Provádíme kontrolu doplňkových pojišťovacích zprostředkovatelů, vázaných zástupců a jiných spolupracovníků a zaměstnanců a vedeme interní evidence o naší činnosti. Za tímto účelem zpracováváme Vaše identifikační a kontaktní údaje, údaje týkající se Vašich osobních poměrů a smluvních vztahů, údaje o využívání našich služeb a údaje získané při návštěvě našich internetových stránek.

Právní základ pro zpracování osobních údajů:

• zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti (ZDPZ);
• zpracování je nezbytné pro ochranu našich oprávněných zájmů.

Sledování a výzkum trhu

Neustále analyzujeme úroveň a rozsah našich služeb a porovnáváme je s aktuálním vývojem na trhu tak, abychom nabízeli produkty v souladu nejnovějšími trendy na příslušném trhu a za nejlepších dosažitelných podmínek. Za tímto účelem zpracováváme Vaše identifikační a kontaktní údaje, údaje týkající se smluvních vztahů, údaje o využívání našich služeb a údaje získané při návštěvě našich internetových stránek.

Právní základ pro zpracování osobních údajů:

• zpracování je nezbytné pro ochranu našich oprávněných zájmů.

Marketing

Vaše identifikační a kontaktní údaje, údaje týkající se smluvních vztahů a údaje o využívání služeb zpracováváme pro účely marketingu: (i) bez Vašeho souhlasu na základě našeho oprávněného zájmu a za podmínek podle zák. č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti a o změně některých zákonů (zákon o některých službách informační společnosti), pro účely nabídky našich služeb, (ii) na základě Vašeho souhlasu pro účely zasílání nabídek týkajících se produktů a služeb ČPP a dalších spolupracujících finančních institucí, a to i prostřednictvím elektronických prostředků a telefonické komunikace.

Právní základ pro zpracování osobních údajů:

• zpracování je nezbytné pro ochranu našich oprávněných zájmů;
• souhlas subjektu údajů.

Určení, výkon a obhajoba našich právních nároků, vymáhání pohledávek

Vaše osobní údaje můžeme použít v rámci soudního nebo správního řízení, jehož budeme účastníkem a které se bude týkat právního vztahu k Vám, a to ať už na výzvu příslušného orgánu veřejné moci nebo z vlastní iniciativy při ochraně a vymáhání našich právních nároků.

Právní základ pro zpracování osobních údajů:

• zpracování je nezbytné pro ochranu našich oprávněných zájmů.

Vnitřní a externí audit

Za účelem zajištění výkonu zprostředkovatelské činnosti v souladu s požadavky právních předpisů a z důvodu prevence vzniku škody provádíme pravidelný vnitřní audit svých činností. Podle zákona o účetnictví jsme dále povinni nechat naši účetní závěrku ověřit externím auditorem, který může vyžadovat přístup k některým osobním údajům.

Právní základ pro zpracování osobních údajů:

• zpracování je nezbytné pro ochranu našich oprávněných zájmů;
• zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti (podle zák. č. 563/1991 Sb., o účetnictví).

4. Jakým způsobem zpracováváme osobní údaje?

Vaše osobní údaje zpracováváme manuálně i automatizovaně v elektronických informačních systémech při dodržování stanovených bezpečnostních a procedurálních opatření. Všichni pracovníci, kteří přicházejí do styku s osobními údaji jsou proškoleni a vázáni mlčenlivostí.

Osobní údaje zpracováváme po dobu, po kterou trvá právní důvod jejich zpracování, tj. po dobu trvání námi zprostředkovaného smluvního vztahu a po dobu příslušné promlčecí lhůty, následně nejdéle po dobu jednoho roku, je-li tato dodatečná doba nezbytná pro ochranu našich právních nároků, nebo po dobu stanovenou právními předpisy. V případě vedení soudního, správního nebo jiného řízení, které se týká našeho vztahu s Vámi nebo naší činnosti uskutečněné pro Vás či na Vaši žádost, zpracováváme Vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu po dobu trvání tohoto řízení a vypořádání souvisejících nároků. Osobní údaje zpracovávané pro účely přímého marketingu na základě našeho oprávněného zájmu zpracováváme do doby, než proti takovému zpracování vznesete námitku. Osobní údaje zpracovávané na základě Vašeho souhlasu zpracováváme po dobu, na kterou jste nám souhlas udělili, nejdéle však do jeho odvolání.

Za účelem zlepšení vyhodnocení fungování našich webových stránek (www.cppservis.cz) a nastavení některých našich marketingových aktivit používáme na svých webových stránkách soubory cookies. Cookies jsou malé textové soubory, které jsou ukládány prostřednictvím prohlížeče lokálně v počítači. Cookies umožňují odlišit jednotlivé návštěvníky webových stránek a personalizovat tak jejich obsah, umožňují také provádění statistických analýz v souvislosti s používáním webových stránek. Bez Vašeho souhlasu zpracováváme pouze ty soubory cookies, které jsou nezbytné k řádnému fungování webových stránek a základnímu nastavení tam dostupných aplikací a modulů. Další soubory cookies jsou zpracovávány pouze na základě Vašeho souhlasu, který udělujete na omezenou dobu 1 den až 2 roky dle účelu přímo na příslušné webové stránce.

5. Komu osobní údaje předáváme?

Se zpracováním osobních údajů nám pomáhají odborní zpracovatelé, se kterými máme uzavřenu smlouvu o zpracování osobních údajů a kteří poskytují záruku zavedení vhodných technických a organizačních opatření tak, aby byly splněny zákonné požadavky na zpracování osobních údajů a byla zajištěna ochrana práv subjektů údajů. V rozsahu, v němž osobní údaje zpracovávají naším jménem, vystupují jako zpracovatelé; někteří příjemci mohou podle povahy konkrétní činnosti vystupovat jako samostatní správci. Mezi tyto příjemce patří zejména:

1. Externí tiskárny, které zpracovávají osobní údaje pro účely tisku a rozesílání korespondence a naší vnitřní administrativy;
2. Marketingové agentury v rámci přípravy nabídky našich produktů a služeb;
3. Naši doplňkoví pojišťovací zprostředkovatelé a vázaní zástupci pro účely výkonu jejich zprostředkovatelské činnosti, tj. pro účely kalkulace, návrhu a uzavření pojistné smlouvy a jiných smluv, jejich správy a ukončení nebo pro účely zasílání našich reklamních sdělení;
4. Poskytovatelé IT služeb a tvůrci softwarových produktů, které používáme při své činnosti při provádění údržby a změn v našich informačních systémech;
5. Dodavatelé účetních služeb, právních a jiných poradenských služeb;
6. FinServis Plus, s.r.o., IČO: 284 35 648, která pro nás na základě smlouvy o sdílení nákladů zajišťuje sdílené služby skupiny (zejména podporu obchodu, compliance, informační technologie a zpracování dat, informační systémy, ekonomiku, personalistiku, sekretariát a marketing a vzdělávání) a v tomto rozsahu zpracovává osobní údaje jako náš zpracovatel;
7. ČPP, jejíž pojistné produkty zprostředkováváme, a Kooperativa pojišťovna, a.s., Vienna Insurance Group, IČO: 471 16 617, která nám jako sdílenou službu v rámci skupiny poskytuje ekonomické služby a služby informačních technologií, v rozsahu odpovídajícím jejich konkrétní roli;
8. Poskytovatelé poštovních a komunikačních služeb a služeb elektronických komunikací;
9. Poskytovatelé archivačních služeb (centrální spisovna) při ukládání smluvní a jiné dokumentace obsahující osobní údaje;
10. Česká národní banka a další orgány veřejné moci, pokud je předání osobních údajů nezbytné ke splnění právní povinnosti nebo k výkonu jejich zákonné působnosti.

Osobní údaje nepředáváme do třetích zemí (mimo Evropskou unii) ani mezinárodním organizacím.

6. Kdy dochází k automatizovanému zpracování a rozhodování?

Při poskytování našich služeb může docházet k automatizovanému zpracování osobních údajů, např. při přípravě standardního textu zprostředkovávaných smluv, výpočtu pojistného nebo jiných kalkulacích.

Samotné využití těchto automatizovaných nástrojů neznamená, že dochází k rozhodování založenému výhradně na automatizovaném zpracování ve smyslu čl. 22 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále také „Nařízení GDPR“).

Pokud by při konkrétním zpracování docházelo k rozhodování podle čl. 22 Nařízení GDPR, budeme Vás o této skutečnosti informovat a zajistíme Vám práva stanovená tímto článkem.

7. Jaká máte v souvislosti se zpracováním osobních údajů práva?

V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů máte následující práva:

Právo na přístup

Máte právo získat od nás potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají jsou či nejsou námi zpracovávány a máte právo získat přístup k těmto údajům. V této souvislosti máte právo požádat o poskytnutí informace o účelu zpracování, kategorii zpracovávaných osobních údajů, příjemci osobních údajů, dostupných informacích o zdroji osobních údajů, nejsou-li získány přímo od Vás a době uložení osobních údajů.

Právo na opravu

Máte právo na opravu nepřesných osobních údajů, které se Vás týkají nebo na doplnění neúplných osobních údajů.

Právo na výmaz

Máte právo na to, abychom Vaše osobní údaje vymazali, pokud: (i) již nejsou potřebné pro shora uvedené účely, pro které byly námi shromážděny a zpracovávány, (ii) odvoláte souhlas se zpracováním osobních údajů tam, kde jsou Vaše údaje zpracovávány na základě takového souhlasu a neexistuje jiný právní důvod k jejich zpracování, (iii) vznesete námitku proti zpracování osobních údajů podle čl. 21 odst. 1 Nařízení GDPR a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro jejich další zpracování, (iv) vznesete námitku proti zpracování osobních údajů pro účely marketingu; v takovém případě nebudou osobní údaje pro tento účel dále zpracovávány, (v) osobní údaje byly zpracovány protiprávně, (vi) stanoví tak závazný právní předpis, (vii) osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti dítěti.

Právo na omezení zpracování

Máte právo, abychom po omezenou dobu přestali Vaše osobní údaje používat, a to v případě že: (i) se domníváte, že Vaše osobní údaje, které máme k dispozici, jsou nepřesné, (ii) zpracování Vašich osobních údajů je protiprávní, ale nepožadujete jejich výmaz, toliko omezení jejich zpracování, (iii) Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro výše uvedené účely, ale potřebujete je vy pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, (iv) vznesete námitku proti zpracování podle čl. 21 odst. 1 Nařízení GDPR, a to po dobu, než bude ověřeno, zda naše oprávněné důvody pro zpracování převažují nad Vašimi důvody.

Je-li zpracování omezeno, budeme dotčené osobní údaje po dobu omezení zásadně pouze uchovávat. Jiné operace zpracování budeme provádět pouze za podmínek stanovených čl. 18 Nařízení GDPR.

Právo vznést námitku proti zpracování

Máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu, a proti zpracování pro účely přímého marketingu. Jde-li o přímý marketing, přestaneme Vaše osobní údaje po obdržení námitky pro tento účel zpracovávat. V ostatních případech je nebudeme pro daný účel dále zpracovávat, ledaže prokážeme závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo jsou údaje potřebné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Práva v souvislosti s automatizovaným individuálním rozhodováním

Dochází-li k rozhodování založenému výhradně na automatizovaném zpracování za podmínek čl. 22 Nařízení GDPR, máte v případech stanovených Nařízením GDPR zejména právo na lidský zásah, právo vyjádřit svůj názor a právo takové rozhodnutí napadnout.

Právo na přenositelnost

Máte právo získat Vaše osobní údaje, které jste nám poskytli ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a předat tyto údaje jinému správci osobních údajů, a to v případě, že (i) zpracování je založeno na Vašem souhlasu nebo na smlouvě podle čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení GDPR a současně (ii) zpracování se provádí automatizovaně. Za splnění podmínek uvedených v předchozí větě máte rovněž právo, aby Vaše osobní údaje byly z naší strany předány přímo druhému správci, je-li to technicky proveditelné. Právem na přenositelnost není dotčeno Vaše právo na výmaz osobních údajů.

Právo odvolat souhlas

Je-li zpracování Vašich osobních údajů založeno na Vašem souhlasu, máte právo tento souhlas kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování založeného na souhlasu před jeho odvoláním.

Právo podat stížnost

Máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů. Toto právo můžete uplatnit zejména v případě, že se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy. Stížnost můžete zaslat přímo Úřadu pro ochranu osobních údajů na adresu: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

8. Na koho se obracet?

Námitku proti zpracování můžete vznést elektronicky, emailem na adresu: dpo@cppservis.cz.

Ostatní práva či jiné dotazy můžete uplatnit elektronicky, emailem na adresu: info@cppservis.cz.

Ve všech záležitostech týkajících se zpracování Vašich osobních údajů se můžete obracet na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů na těchto kontaktech:

Tento text si můžete stáhnout také jako Informace o zpracování osobních údajů klientů (PDF).

Poslední úpravy 3. 11. 2026